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立つ鳥跡を濁さず。お世話になった方への退職メールの書き方

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今まで一度も退職という経験をしたことがない場合、最後にどのような挨拶をして会社を去るべきか正解がわからないですよね。

メールで一報をいれるだけで良いのか、それとも一人ひとり挨拶をして回るべきなのか。
初めての退職はわからないことだらけで、頭を抱えてしまう人も多いのではないでしょうか。

今回は、退職を控えた人が気になる退職メールの書き方を「相手別」に紹介します。

退職時に大切なこととは

退職時に大切なことは、とにかく立つ鳥跡を濁さないこと。すっきりとした気分で退職できるよう、徐々に準備を進めなければいけません。

そのためにすべきことの1つが、退職日までに引き継ぎをしっかりと完了させておくことです。
自分がいなくなった後に問題が起きないように、マニュアルを作成するなど出来る限りを尽くしておきましょう。

さらにもう1つしなければいけないのが、お世話になった関係者各位に挨拶を済ませておくこと。
今まで関わった人全員に挨拶するのは大変ですが、お世話になった人たちへの感謝の気持ちは忘れずに伝えるようにしましょう。

最後の挨拶をしっかりしておくことで、転職先に行ってからもビジネスパートナーとして前職の人たちと関係を続けられるかもしれません。

メールを送るタイミングは?

退職の挨拶メールを送るタイミングですが、これは社内と社外で時期を分けるのが良しとされています。

社内であれば、人事発表や社内ミーティングであらかじめ退職の件は周知されていると思いますので、退職メールは最終出勤日で問題ありません。

しかし社外の場合は、退職の件がすべての取引先に共有されているとは限りませんので、退職の2週間から1ヶ月前にメールで伝えておくのが相手方にとって良心的だと言えます。

ただ基本的には、お世話になった人への退職挨拶はメールではなく、せめて電話でするのが常識ともいえます。
全員に電話をするのは大変かもしれませんが、特にお世話になった人たちへは直接電話するようにしましょう。

相手別退職メールの書き方

社外への挨拶

取引先など、社外へ送る退職メールは内容を簡潔にまとめてください。
社内であれば少し冗談を織り交ぜても笑えるかもしれませんが、相手は社外のビジネスパートナー。最後の最後まで、誠意を込めた挨拶をするようにしましょう。

退職に際して社外の人が特に気にするのが、いつ退職するのかという退職日です。
そして今まで担当していた業務が誰に引き継がれるのかという、後任者についても気になるところです。

この2点については、漏れの無いようしっかりとメールに記載するようにしましょう。

そして気をつけるべきことが、退職メールにプライベートの連絡先を記入しないということです。
どんなに相手との関係性が深かったとしても、相手はビジネス上での付き合い。そこはしっかりと線引きし、私情を持ち込まないようにしてください。

社内への挨拶

社内へ送る退職メールはあまり堅苦しくする必要はありませんが、一目見て「退職の挨拶だ」とわかるようにしてください。
メールのタイトルに「退職」というワードを入れると、メールを読み飛ばされてしまう可能性は下がります。

社内への退職メールは一斉送信でも問題ありませんが、そのメールを送る前に特にお世話になった人へは事前に挨拶を済ませておくようにしましょう。
今まで面倒をみてあげたにもかかわらず、他の人と同じタイミングで退職の挨拶をされると悲しい気持ちになってしまうはずです。

また社外と違い社内へのメールは、プライベートの連絡先を記載しても問題ありませんので、退職後も関係を持ちたい場合は記載しておくと良いでしょう。

上司へのメール

最もお世話になった直属の上司には、形式張った退職の挨拶より、仕事でのエピソードなどオリジナリティ溢れる内容で感謝を伝えるべきです。

上司からどんなことを学んだのか、そしてその学びをこれからどう生かしたいのかを伝えると、きっと感謝の気持ちが色濃く伝わることでしょう。

上司にとって、部下が退職して新たな道を歩き始めるのは嬉しくもあり寂しくもあります。
そのため、退職の際に「上司から学んだことは忘れない」という意志を伝えてあげると喜んでくれるはずです。

注意すべきことと言えば、メールに愚痴を書かないこと。
業務で大変だったことや辛かったことを書いても問題ありませんが、最後に愚痴を吐かれて気分の良い人はいません。そこだけは気をつけるようにしましょう。

まとめ

退職メールを初めて送る場合、何を書いて良いか戸惑ってしまいますよね。
その会社で働いて感じたことや周囲の人から学んだこと、すべてをメールで伝えるのは難しいです。

感謝の気持ちをメールで長々と伝えても良いのですが、本当に伝えたい気持ちは口頭で直接伝えるようにしましょう。
直接会うことが難しい相手であれば、電話でも問題ありません。自分の気持ちが相手に伝わるよう、丁寧に述べるのが大切です。

これから新たな一歩を気持ち良く踏み出すためにも、最後の締めくくりは後悔ないようにしましょう。

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